Hướng dẫn cho học sinh · Mùa thu và mùa đông, trước hạn nộp đơn thực tập
Thư xin thực tập: nên viết gì
Hiện nay, không phải đơn thực tập nào cũng yêu cầu thư xin việc: chẳng hạn, EY nói rằng đơn ứng tuyển chương trình nghề nghiệp đầu đời không cần thư, trong khi các công ty luật như Slaughter and May vẫn yêu cầu. Khi được yêu cầu, thư nên gói gọn trong một trang và lần lượt trả lời ba điều: vì sao bạn muốn làm công việc thuộc lĩnh vực này, vì sao bạn chọn riêng công ty này với một lý do cụ thể, và vì sao nên chọn bạn, dựa trên bằng chứng từ CV chứ không phải tính từ.
Các chương trình thực tập còn yêu cầu thư xin việc không?
Điều này tùy thuộc vào công ty và chương trình, vì vậy hãy đọc trang ứng tuyển trước. EY nói rằng đơn ứng tuyển chương trình nghề nghiệp đầu đời không cần CV hoặc thư xin việc và mọi người đều điền cùng một biểu mẫu trực tuyến. Linklaters yêu cầu điền một biểu mẫu trực tuyến ngắn cho hầu hết chương trình và thư xin việc dài một trang cho một chương trình. Slaughter and May yêu cầu thư xin việc không quá một mặt giấy A4, nhưng với một số chương trình, thay vào đó bạn sẽ trả lời các câu hỏi của họ.
Nếu không cần thư, bạn vẫn cần trả lời các câu hỏi trong đơn với cùng cách suy nghĩ: vì sao chọn công ty này, vì sao chọn lĩnh vực công việc này và một ví dụ về việc bạn đã làm. Những điều dưới đây cũng áp dụng cho các câu trả lời đó.
Mỗi đoạn nên viết gì?
Dịch vụ hướng nghiệp của Cambridge trình bày cấu trúc thư xin việc gồm bốn đoạn. Đoạn đầu nêu lý do bạn viết thư: chương trình nào và, trong một câu, bạn là ai. Đoạn thứ hai nêu những gì bạn có thể đóng góp cho công việc, chọn hai hoặc ba điểm trong CV phù hợp với yêu cầu của công ty và nói bạn đã làm gì trong từng việc. Đoạn thứ ba giải thích vì sao bạn muốn công việc cụ thể này tại tổ chức cụ thể này, và điều gì khiến tổ chức đó khác với các đối thủ. Đoạn cuối là lời kết ngắn.
Mô tả của chính Slaughter and May về điều họ mong muốn cũng tương tự: thư cần cho họ biết về bạn, vì sao bạn quan tâm đến sự nghiệp luật và vì sao bạn nộp đơn vào công ty đó. Một cách kiểm tra hữu ích cho từng đoạn là tự hỏi liệu đoạn đó vẫn đúng nếu bạn thay tên công ty bằng tên một công ty khác hay không; nếu vẫn đúng, thì đoạn đó chưa nói đủ cụ thể.
Vì sao chọn riêng công ty này?
Đây là đoạn mà hầu hết mọi người viết chưa tốt, vì khó viết nếu không tìm hiểu trước. Hãy tìm một điều cụ thể về công ty: lĩnh vực hành nghề mà công ty nổi tiếng, thương vụ hoặc vụ án bạn đọc được, sản phẩm, lĩnh vực khách hàng, cách tổ chức đào tạo hoặc điều ai đó từ công ty chia sẻ tại sự kiện hướng nghiệp. Sau đó, nói vì sao điều đó quan trọng với bạn bằng một câu liên hệ nó với việc bạn đã làm.
Yếu hơn: “Tôi bị thu hút bởi danh tiếng xuất sắc và cam kết đổi mới của công ty.” Tốt hơn: “Tại buổi giới thiệu của công ty ở hội luật của trường đại học vào tháng 10, một thực tập sinh kể rằng cô ấy đã tham gia tài trợ cho một dự án năng lượng tái tạo ngay ở vị trí đầu tiên. Luận văn của tôi viết về luật quy hoạch đối với điện gió trên bờ, nên đó là loại công việc tôi muốn được trực tiếp tìm hiểu nhất.” Câu thứ hai dài hơn, nhưng chỉ có thể được viết dành riêng cho một công ty.
Nên viết dài bao nhiêu, trang trọng đến đâu và gửi cho ai?
Một trang. Dịch vụ hướng nghiệp của Cambridge cho biết thư xin việc tiêu chuẩn nên dài một trang, còn Prospects nói rằng thư không nên dài quá một mặt giấy A4. Giữ giọng văn như một email lịch sự gửi cho người có chức vụ cao hơn: viết thành câu đầy đủ, không dùng tiếng lóng và không tâng bốc.
Nếu có thể, hãy gửi thư cho một người cụ thể. Hướng dẫn của Cambridge khuyên bạn cố gắng tìm người nhận cụ thể, còn Prospects chỉ đề xuất dùng “Kính gửi Quý ông/Bà” sau khi bạn đã thử nhưng không tìm được tên. Trang ứng tuyển, nhóm tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp hoặc sự kiện hướng nghiệp thường sẽ cho bạn biết tên người đó.
Một lá thư có thể gửi cho nhiều công ty không?
Không nên giữ nguyên như hiện tại. Hướng dẫn của Cambridge nói rằng bạn không thể gửi đơn ứng tuyển giống hệt nhau cho nhiều nhà tuyển dụng, còn Prospects cho biết mỗi thư xin việc cần có nội dung riêng. Đoạn thứ hai, nói về những gì bạn có thể đóng góp, có thể gần như giống nhau giữa các công ty trong cùng lĩnh vực. Nhưng đoạn thứ ba cần được viết riêng cho từng công ty. Nhà tuyển dụng sẽ nhận ra nếu bạn không làm vậy, nhất là khi bạn để sót tên của một công ty khác.
Khi có tài khoản, tính năng Kiểm tra đơn ứng tuyển của tôi trong Chuẩn bị phỏng vấn của cookie có thể đọc bản nháp thư của bạn, đối chiếu với vị trí tuyển dụng và chỉ ra những câu có thể viết cho bất kỳ công ty nào. Tính năng này dùng tín dụng, và thư bạn gửi vẫn nên do chính bạn viết.
Nơi kiểm tra
- Dịch vụ hướng nghiệp của University of Cambridge: CV và hồ sơ ứng tuyển
- Prospects: thư xin việc
- EY: câu hỏi thường gặp dành cho sinh viên
- Slaughter and May: cách ứng tuyển
- Linklaters: đơn ứng tuyển của bạn
Đã kiểm tra theo các trang này vào . Quy định thay đổi theo từng năm, vì vậy hãy tin các trang ở trên nếu thông tin ở đây có gì khác.
Câu hỏi thường gặp
Thực tập có còn cần thư xin việc không?
Một số công ty cần, một số thì không. Chẳng hạn, EY cho biết không cần thư xin việc khi ứng tuyển vào các vị trí dành cho người mới bắt đầu sự nghiệp, còn Slaughter and May yêu cầu thư cho hầu hết các chương trình của mình. Trang ứng tuyển của công ty sẽ cho biết yêu cầu cụ thể.
Thư xin việc thực tập nên dài bao nhiêu?
Tối đa một trang, thường gồm ba hoặc bốn đoạn ngắn.
Tôi nên gửi thư xin việc cho ai?
Nếu tìm được, hãy gửi cho một người cụ thể, thường là người trong nhóm tuyển dụng sinh viên mới tốt nghiệp. Chỉ dùng “Kính gửi Quý ông/Bà” nếu bạn không tìm được tên.
Có thể gửi một thư xin việc cho nhiều công ty không?
Không nên dùng nguyên văn. Đoạn giải thích vì sao bạn muốn làm ở công ty đó cần được viết riêng cho từng công ty. Các dịch vụ hướng nghiệp khuyên bạn không nên gửi những đơn ứng tuyển giống hệt nhau.
Nếu không cần thư xin việc thì tôi nên viết gì thay thế?
Hãy đưa cùng cách suy nghĩ đó vào các câu hỏi trong đơn ứng tuyển: vì sao chọn công ty này, vì sao chọn loại công việc này và một ví dụ từ trải nghiệm của bạn, đồng thời tuân theo mọi giới hạn từ ngữ mà công ty đưa ra.